La nascita della posta elettronica ha inizialmente favorito ed accelerato in modo entusiasmante la comunicazione sia all’interno dell’azienda sia verso l’esterno. L’e-mail, all’origine, era uno strumento formidabile. Ma il suo uso è stato distorto ed è divenuto insostenibile a livello professionale. In media un lavoratore passa da cinque a venti ore settimanali a leggere le sue e-mail e gestirle. Su duecento e-mail ricevute ogni giorno, in media solo fra il 10 e il 20% sono realmente utili.

Specifici studi hanno rilevato che impiegati e manager spendono circa il 36% della giornata a contattare clienti e colleghi, cercare informazioni e pianificare riunioni, eseguendo operazioni in gran parte via e-mail. Tutto ciò determina effetti negativi sulla produttività e sulla performance che non possono più essere trascurati da imprenditori e manager. In diversi progetti aziendali è stato constatato che riducendo del 25% le operazioni improduttive legate alla gestione delle comunicazioni via mail è possibile guadagnare, ogni anno, sei settimane di produttività per dipendente. Con profondi impatti per le persone e per le aziende.

Questo corso ha l’obiettivo di portare consapevolezza sulle conseguenze dell’uso distorto delle mail per persone ed aziende, e proporre contromisure possibili per limitare gli effetti negativi e guadagnare produttività.

Obiettivi

• Riconoscere le conseguenze ed i pericoli insiti nell’uso distorto delle mail
• Migliorare l’efficacia dei nostri messaggi ed evitare fraintendimenti
• Definire le contromisure individuali ed organizzative per ridurre l’invasività della mail e ri-guadagnare produttività

Contenuti

La gestione lean di mail e messaggistica istantanea

• Il metodo R.E.P.E. (Raccolta-Elaborazione-Pianificazione-Esecuzione) applicato nella gestione delle mail
• Il principio sprint/relax
• Il principio batching: come ridurre la frequenza di lettura e scrittura delle mail

Migliorare i contenuti e scrivere in modo efficace ed efficiente

• Come scrivere correttamente una mail per ridurre tempi di comprensione altrui

Contromisure aziendali all’incremento della circolazione delle mail

• La gestione della comunicazione interna attraverso le mail
• La gestione del cambiamento culturale
• Aspetti tecnologici ed infrastrutturali per ridurre l’impatto delle mail in azienda